Alur Pengelolaan/Administrasi Surat Masuk

  • 22 July 2019, 09.57
  • Oleh:
  • 0

Alur Pengelolaan/Administrasi Surat Masuk

  1. Menerima surat yang masuk baik melalui petugas ekspedisi, jasa pengiriman, melalui mesin faximile yang disampaikan melalui sekretaris pimpinan maupun surat elektronik.
  2. Menandatangani bukti pengiriman surat (apabila surat disampaikan oleh petugas ekspedisi maupun jasa pengiriman);
  3. Membuka sampul surat dengan kriteria selain surat pribadi dan selain surat yang bersifat rahasia, untuk mengetahui garis besar isi surat ketika definisi surat bukan surat pribadi.
  4. Mencatat surat masuk dalam buku agenda surat masuk;
    • *Catatan dalam buku agenda surat masuk minimal memuat informasi:
      • Nomor Urut Surat Masuk dan tanggal diterima surat
      • Nomor surat masuk dan tanggal surat;
      • Asal surat;
      • Hal surat;
      • Tujuan surat (penerima surat);
  5. Membuat/menulis kartu kendali (lembar disposisi) surat masuk di buku besar.
  6. Menyampaikan surat yang telah dilengkapi kartu kendali, kepada pimpinan (melalui sekretaris pimpinan);

    • Informasi/isi surat di upayakan secepat mungkin untuk dapat diketahui/sampai kepada pimpinan, sehingga perlu :

      • Surat yang diterima sebelum jam 12.00, harus sudah di disposisikan kepada pimpinan jam 12.00, pada hari itu juga;

      • Surat yang diterima setelah jam 12.00, jam 15.45 harus sudah di disposisikan kepada pimpinan.

  7. Menerima kembali (dari sekretaris pimpinan), surat yang sudah mendapat disposisi dari pimpinan;
  8. Menulis isi tujuan disposisi dan tanggal turun disposisi ke dalam buku agenda surat masuk;
  9. Menindaklanjuti (melakukan tindakan) sesuai isi disposisi pimpinan;
    • Untuk diproses
    • Untuk perhatian
    • Bicarakan
    • Edarkan/umumkan
    • Gandakan/fotokopi
    • Direspon/tindaklanjuti
    • Teliti/pelajari
    • Lapor atasan langsung untuk tindak lanjut
    • Buatkan konsep surat balasan
    • Selesaikan sesuai pembicaraan
    • Agendakan
    • Tidak partisipasi
    • Surat ucapan selamat
    • Mewakili
  10. Mendistribusikan surat sesuai arah disposisi
  11. Penerima Disposisi memberikan paraf bukti penerimaan disposisi
  12. Mengarsip asli dokumen surat /rekaman beserta asli kartu kendali surat kedalam order;
    • Surat masuk yang di arsipkan pengadministrasi surat masuk, adalah surat yang isi dispo-nya (proses tindak lanjutnya) dilaksanakan oleh Bagian Umum.
    • Surat yang isi disposisi (proses tindak lanjut) di kerjakan oleh bagian selain Bagian Umum, diarsipkan oleh masing-masing bagian.
  13. Menyimpan arsip
    • Arsip surat dalam tahun berjalan di simpan menggunakan ordner dan diberi title “Arsip Surat Masuk Tahun…….(tahun berjalan)”
    • Arsip surat tahun lalu disimpan dalam dosir, dan diberi tetel “Arsip Surat Tahun…..”
  14. Selesai.