Alur Penyelenggaraan Rapat Dinas Departemen

  • 22 July 2019, 10.28
  • Oleh:
  • 0

Alur Penyelenggaraan Rapat Dinas Departemen/ Jamuan Tamu Departemen

  1. Bagian Umum menerima surat tembusan/undangan dari sekretariat Departemen tentang rapat/acara yang akan dilaksakanan.

  2. Menuliskan pada papan Informasi di bagian umum terkait jadwal rapat dan penggunaan ruang.

  3. Mempelajari jenis kegiatan rapat dan yang di undang rapat untuk menentukan jenis jamuan yang akan di hidangkan/sesuai perchase order pimpinan.

           * Kurang dari 2 Jam tidak dapat Konsumsi,

           * lebih dari 2 jam dapat konsumsi,

           * Rapat melewati jam makan siang serta lebih dari 4 jam dapat makan siang

  1. Menghitung jumlah peserta rapat untuk pemesanan jumlah hidangan

  2. Membuat daftar hadir rapat untuk kelengkapan SPJ

  3. Menyiapkan ruang Rapat besert peralatan yang di gunakan

  4. Mencoba peralatan berfungsi dengan baik dan normal

  5. Membereskan dan merapikan ruang rapat setelah rapat selesai

  6. Mematikan peralatan dan mengecek kondisi peralatan setelah di gunakan rapat

  7. Mengunci ruangan rapat dalam kondisi bersih dan siap digunakan untuk kegiatan rapat kemudian hari.

  8. Menyiapkan bukti belanja konsumsi untuk dilakuakn SPJ keuangan.