A. Kartu Rencana Studi

Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 2 Tahun 2023 Tentang Pendidikan, Kartu Rencana Studi yang selanjutnya disingkat KRS adalah perencanaan studi pada suatu semester yang dilaksanakan oleh seorang Mahasiswa dengan mencantumkan rencana mata kuliah yang akan diambil setelah mendapatkan persetujuan dari dosen pembimbing akademik.

1. PENDAFTARAN RENCANA STUDI (KRS)

Setiap awal semester mahasiswa diwajibkan merencanakan, mengisi, dan mengajukan pengesahan Kartu Rencana Studi (KRS) Kepada Dosen Pembimbing Akademik (DPA). Jadwal pendaftaran ditetapkan oleh Departemen berdasarkan
Kalender Akademik Universitas. Pengisian KRS tidak bisa diwakilkan karena kebenaran pengisian adalah tanggung jawab mahasiswa yang bersangkutan.

2. PROSEDUR PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI (KRS)

● Setelah melakukan pembayaran atau heregistrasi, mahasiswa melakukan pengisian E-DOM melalui SIMASTER.
● Mahasiswa berkonsultasi dan meminta persetujuan dosen pembimbing akademik untuk matakuliah yang akan diambil serta jumlah beban studi
● Mahasiswa melakukan input KRS di SIMASTER
● Mencetak dan menyerahkan KRS yang sudah disetujui kepada dosen
pembimbing akademik untuk di tanda tangani,
● Menyimpan dengan baik KRS yang telah di tanda tangani dosen pembimbing akademik, sebagai bukti telah diterima/disetujui oleh dosen pembimbing akademik.
● Berikut petunjuk pengisian KRS melalui SIMASTER: https://youtu.be/OCHKXvBv0Hg

3. KETENTUAN KHUSUS/SPESIFIK

● Bagi mahasiswa yang mendapat Indeks Prestasi (IP) rendah karena nilai yang masuk dalam KHS belum lengkap, diperbolehkan mengikuti kuliah sambil melakukan perubahan pada masa perubahan KRS yang telah ditentukan.
● Bagi mahasiswa yang terlanjur mengambil beban SKS melebihi yang seharusnya, yang disebabkan bukan kesalahan mahasiswa yang bersangkutan, maka beban SKS yang diambil tidak perlu dikurangi.

● Keterlambatan pengisian KRS yang tidak disebabkan oleh kesalahan mahasiswa tidak dikenakan sanksi akademik, namun sebaliknya apabila karena kelalaian mahasiswa, akan dikenakan sanksi akademik. Pengisian KRS di luar jadwal yang telah ditentukan wajib mendapat persetujuan dari Kaprodi.
● Bagi mahasiswa yang kesulitan bertemu dengan dosen pembimbing akademik karena kesibukannya diharapkan segera melapor ke Ketua/sekretaris Program Studi/Jurus-an/Wakil Ketua prodi Bidang Akademik untuk mendapatkan penyelesaiannya.

4. MASALAH LAIN DALAM PENYUSUNAN KRS

Kelebihan beban belajar dari yang dibolehkan yang sering dilakukan oleh mahasiswa dengan alasan pada faktor-faktor sebagai berikut:
● Masa studinya hampir habis;
● Pada semester berikut/depannya matakuliah tersebut tidak ditawarkan;
● Karena faktor bobot SKS yang tidak dapat dipecah-pecah.

5. PRA KRS

Mahasiswa yang berencana mengikuti kegiatan MBKM perlu mengisi Pra KRS dan mendapatkan persetujuan DPA. Ketentuan lebih lanjut mengenai langkah-langkah pengisian Pra KRS dapat dilihat pada tautan berikut.

B. Perkuliahan

1. Perubahan Mata Kuliah yang ditawarkan menjadi kewenangan Program Studi.

2. Ketiadaan perkuliahan yang disebabkan Libur Nasional akan diberikan kuliah
pengganti dimana jadwal kuliah pengganti diatur oleh Akademik.

C. Presensi Kuliah

1. Dalam satu semester terdiri dari 16 pertemuan (termasuk di dalamnya satu
pertemuan UTS dan satu pertemuan UAS).
2. Ketidakhadiran mahasiswa maksimal 25 persen dari total perkuliahan per Mata
Kuliah yang diselenggarakan sebagai syarat untuk dapat mengikuti ujian akhir.
3. Dispensasi ketidakhadiran tersebut per mata kuliah apabila mahasiswa:
a. Sakit (rawat inap)
b. Terkena musibah (yang bersangkutan atau keluarga inti)
c. Mahasiswa mewakili UGM dalam kegiatan tertentu

D. Magang, KKN dan Tugas/Proyek Akhir

1. Magang, KKN dan Tugas/Proyek Akhir merupakan mata kuliah yang wajib dilaksanakan oleh mahasiswa sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Sarjana Terapan.
2. Untuk kurikulum 2019, mahasiswa wajib mengikuti magang dan membuat laporan magang.
3. Untuk kurikulum 2021, mahasiswa mengikuti magang MBKM dan dikonversi dengan mata kuliah dalam kurikulum.

E. Cuti

Beberapa ketentuan terkait dengan cuti adalah sebagai berikut:
1. Mahasiswa berhak mengajukan cuti. Pengajuan cuti dilakuukan kepada Dekan setelah mendapatkan persetujuan dari Ketua Program Studi/Departemen.
2. Waktu keseluruhan maksimal dua semester selama masa studi (baik secara berturut turut maupun terpisah), dengan izin Dekan. Izin cuti lebih dari dua semester sampai dengan maksimum empat semester harus mendapat ijin khusus Rektor atas usul Dekan.
3. Permohonan cuti dilakukan setiap semester
4. Ijin cuti baru dapat diberikan pada semester 5 bagi mahasiswa, sehingga mahasiswa semester 1 sampai dengan 4 tidak dapat mengajukan cuti.
5. Permohonan cuti diajukan paling lambat satu bulan sebelum masa pendaftaran semester terkait berakhir.
6. Mahasiswa dapat mengajukan cuti akademik jika telah menempuh 2 (dua) semester, memenuhi minimal 30 (tiga puluh) SKS, dengan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 2,00 (dua koma nol nol).
7. Mahasiswa yang sudah mendapatkan perpanjangan studi tidak diperkenankan mengajukan cuti akademik
8. Bagi Mahasiswa penerima beasiswa tidak diperkenankan mengajukan cuti akademik kecuali telah mendapatkan izin dari pemberi beasiswa.

F. Herregristasi Setelah Cuti Akademik

1. Mengajukan surat permohonan aktif kuliah kepada Dekan Sekolah Vokasi (bagi yang sebelumnya mendapat izin cuti dari Dekan Sekolah Vokasi) atau kepada Rektor (bagi yang sebelumnya mendapat izin cuti dari Rektor). Surat permohonan ini harus sudah diajukan paling lambat 1 bulan sebelum kegiatan semester bersangkutan berjalan

2. Melakukan herregistrasi dengan menunjukkan surat izin kuliah dan kartu mahasiswa
di kantor registrasi UGM dan melakukan pembayaran.